توصیه نامه چیست و چه کسی باید آن را بنویسد؟
توصیهنامه (Recommendation letter) سندی رسمی درباره مناسب‌بودنِ ویژگیهای فردی و تحصیلی، یا شغلیِ شخص درخواست‌کننده برای جایگاه مشخصِ دانشگاهی یا شغلی است.
توصیهنامه شرحی صادقانه از تجربه‌های تحصیلی یا کاریِ نویسنده با متقاضی است. نویسنده نامه باید با عملکرد متقاضی در محیط مدنظرش آشنایی کامل داشته باشد، و از سرِ آگاهی نامه را بنویسد. مسلما چنین نامه صادقانه و آگاهانه‌ای تأثیر بهتری روی هیئت پذیرش دانشگاه یا کارفرما می‌گذارد.
اگر نویسنده توصیهنامه هستید، قبل از پذیرش درخواستِ نوشتن، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- آیا قبلا با متقاضی کار کرده‌اید یا عملکرد او را به‌طور مستقیم دیده‌اید؟
- متقاضی زیرِ نظر شما در چه پروژه‌های پژوهشی یا شغلی فعالیت کرده است؟
- آیا با نقاط قوت و مهارت‌های وی آشنا هستید و می‌توانید درباره‌شان توضیح بدهید؟
- آیا نمونه‌کار مشخصی از متقاضی دارید؟
- آیا می‌توانید بازخورد مثبتی درباره‌اش ارائه بدهید؟
اگر پاسختان به پرسش‌های بالا منفی است، و تجربه کافی از کار با متقاضی ندارید، و نمی‌توانید نظرات مثبتی درباره‌اش بدهید، فوری و محترمانه به او اطلاع بدهید که نمی‌توانید درخواستش را برآورده کنید. با اطلاع‌رسانی سریع به او فرصت می‌دهید سراغ فرد دیگری برود.
برای کسب اطلاع درمورد مدارک اپلای مقاله زیر را مطالعه کنید:
اپلای تحصیلی چه مدارکی لازم دارد؟ راهنمای کامل مدارک اپلای در سال ۲۰۲۳
بخشهای مختلف توصیه نامه چیست؟
توصیهنامه به‌طور کلی باید پنج بخش اصلی داشته باشد که عبارت‌اند از:
- معرفی مختصری از نویسنده نامه، و رابطه‌اش با متقاضی، و تجربه یا تخصص‌های شخصیِ خودش.
- مروری بر نقاط قوت متقاضی، که نویسنده با آن روبه‌رو شده و تجربه کرده است.
- داستانی شخصی که یکی‌دو ویژگیِ متقاضی را توضیح بدهد.
- قسمت پایانی که به‌طور خلاصه توضیح می‌دهد چرا متقاضی برای این فرصت پژوهشی یا شغلی مناسب است.
- امضای نویسنده همراه نام و اطلاعات تماسش.
اگر نویسنده توصیهنامه هستید و متقاضی شرح کاملِ شغل و وضعیتِ خودش را در اختیارتان قرار نداده است، از او بخواهید اطلاعات درست و کامل را با شما در میان بگذارد. برای درکی کامل‌تر از تجربه‌ها و دستاوردهای وی، از رزومه یا CVاش استفاده کنید.
باید شرح شغل را به‌دقت مرور کنید تا بفهمید کارفرما به‌دنبال چه ویژگی‌هایی در متقاضی است. از این اطلاعات نه‌فقط برای نوشتن درباره توانمندیهای متقاضی، بلکه برای پررنگ‌ترکردنِ قسمت‌های مربوطه در رزومه خودتان (همان قسمت اول توصیهنامه) هم می‌توانید استفاده کنید.
چگونه توصیهنامه حرفه‌ای‌تری بنویسیم؟
در این بخش از مقاله ابرادین با موضوع توصیه نامه چیست و چگونه آن را بنویسیم، چند نکته کاربردی برای نوشتن توصیه‌نامه‌های حرفه‌ای‌تر را با شما در میان می‌گذاریم.
۱. توصیهنامه را مثبت بنویسید
توصیهنامه باید تأیید کند که نویسنده فکر میکند متقاضی بهترین نامزد ممکن برای تصدی فلان صندلی دانشگاهی یا بهمان جایگاه شغلی است. از ارائه هرگونه نظری که غیر از این را به ذهن متبادر کند، خودداری کنید! از کلمه‌ها و عبارت‌هایی استفاده کنید که روی خواننده تأثیری مثبت بگذارند.
۲. از قالب و استاندارد نامه‌های تجاری استفاده کنید
در این مقاله ابرادین یک قالب و یک نمونه توصیه نامه هم در اختیارتان می‌گذاریم. اما نکته مهم اینکه هیچ قالبی را کپی نکنید. چون ممکن است دیگران هم چنین کاری کنند و در نهایت دانشگاه یا کارفرمای موردنظر، تعدادی توصیهنامه درست عین هم دریافت کند!
از قالب‌های موجود استفاده کنید، ولی قلم خودتان را به کار ببرید. لحنِ نامه باید رسمی و مؤدبانه باشد. در صورت امکان نامه خود را روی سربرگ سازمانی یا سربرگ مربوط به کسب‌وکارتان بنویسید. بهتر است نامه در یک صفحه، و حداکثر دو صفحه نوشته شود.
۳. روی مهم‌ترین شایستگی‌های متقاضی تمرکز کنید
درباره دو یا سه مورد از مرتبط‌ترین دستاوردهای متقاضی در حوزه مربوطه بنویسید. دستاوردهایی را انتخاب کنید که بیشترین تأثیر را روی مخاطب می‌گذارند. مثال‌های مشخصی هم از تناسب آن دستاوردها با نقش تحصیلی یا کاریِ موردنظر بیاورید.
۴. دستورالعمل‌های ارسال توصیهنامه را رعایت کنید
حتما از متقاضی بپرسید چگونه باید نامه را ارسال کنید. هر دانشگاه یا کارفرمایی دستورالعمل‌ها و مهلت‌های برای نوشتن و ارسال توصیهنامه دارد که حتما باید رعایت شوند، و عدم‌رعایتشان تأثیر منفی روی وضعیت درخواست می‌گذارد.
۵. توصیهنامه را بازخوانی و تصحیح کنید
به املای نام افراد، سازمان‌ها و شرکت‌ها دقت کنید. توصیه می‌شود در پایان نامه را با صدای بلند برای خودتان بخوانید تا ایرادهای احتمالی‌اش پررنگ شوند. با این روش اشتباهات املایی یا خطاهای دستورزبانی را می‌شنوید.
می‌توانید از دوست یا همکاری مورداعتماد برای بازخوانی توصیهنامه کمک بخواهید. همه ویرایش‌های فنی و نگارشی را انجام بدهید، و هر وقت از درستی نامه مطمئن شدید، آن را ارسال کنید.
قالب و نمونه توصیه نامه
چه برای دانشجویی که می‌خواهد در مقطع کارشناسی‌ارشد یا دکتریِ دانشگاهی تحصیل کند، و چه شخصی که جویای کاری در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ است، ساختار توصیه‌نامه‌ها شبیه یکدیگر است.
آنچه در ادامه می‌آید، قالبی کلی برای نوشتن توصیهنامه است:
با سلام و احترام،
کتابچه اصطلاحات اپلای 📖
راهنمایی برای شروع مسیر اپلای شما که به صورت رایگان از طریق دکمه زیر قابل دسترس است.👇
کتابچه اپلای ابرادینخوشوقتم که (نام متقاضی) را برای تصدیِ (موقعیت با نام شرکت یا پذیرش در مؤسسه) توصیه کنم.
اینجانب (نام و سِمتِ خودتان در شرکت یا دانشگاه) هستم. (تعداد) سال تجربه فعالیت در (صنعت یا رشته تحصیلی مربوطه) را دارم. در طول فعالیت حرفه‌ای‌ام با افراد زیادی کار کرده‌ام، اما (نام متقاضی) تمایز قابل‌توجهی با سایرین داشته است.
(نام متقاضی) طی مدتی که با هم کار کردیم، توانایی‌های زیادی در (مهارت، ویژگی، تجربه، کلاس و غیره) از خود نشان داد. در اولین ملاقاتمان، بلافاصله تحت‌تأثیر (نام متقاضی) قرار گرفتم، و وقتی با هم کار می‌کردیم، شاهد بودم که درک وی از (موضوع مهم) بسیار بیشتر از همتایانش افزایش یافت.
(اینجا داستانی شخصی درباره مهارت‌ها، ویژگی‌ها یا تجربه‌های مهم بنویسید).
البته فقط مهارت‌های فنی (نام متقاضی) نبودند که مرا تحت‌تأثیر قرار دادند. همکاری با او به‌دلیل نگرش مثبت و (یکی از ویژگیهای مثبت) بسیار لذت‌بخش بود. (آن ویژگی) نه‌فقط برای شخصِ من، بلکه برای همتایان وی که اغلب برای انجام کارهایشان به او تکیه می‌کردند هم ارزشمند بود.
مطمئن هستم که (نام متقاضی) برای (مؤسسه/شرکت) مناسب است. او نه‌فقط مهارت‌ها و تجربه‌هایی را در اختیار دارد که شما در جست‌وجویشان هستید، بلکه بلافاصله به داراییِ ارزشمندی تبدیل می‌شود و به رشد (مؤسسه/شرکت) کمک میکند.
اگر به اطلاعات بیشتر یا نمونه‌های مشخصی نیاز دارید، لطفا با من از طریق (اطلاعات تماس) تماس بگیرید. توصیهنامه صرفا تصویری از توانایی‌ها و دستاوردهای (نام متقاضی) ارائه می‌دهد، بنابراین خوشحال می‌شوم در صورت نیاز درباره تجربه‌های (کاری/پژوهشی) خودم با وی بیشتر توضیح بدهم.
با تقدیم احترام،
(نام و عنوان شما، شرکت یا دانشگاهتان)
در ادامه نمونه توصیه نامه تکمیل‌شده با اطلاعات فرضی هم می‌آوریم. بازهم تأکید می‌کنیم اگر قصد نوشتن توصیهنامه را دارید، صرفا این متن را کپی نکنید! از این نامه الهام بگیرید، و توصیهنامه را با قلم خودتان بنویسید.
با سلام و احترام،
خوش‌وقتم آقای بابک رسولی را برای سِمتِ تحلیلگر داده در شرکت دیجیتایزلایف توصیه کنم.
من علیرضا ساعتچی، مدیر منطقه‌ایِ شرکت آمازون وب در ایران هستم. بیست سال تجربه کار به‌عنوان آمارگیر و متخصص خدمات مشتریان دارم. در طول زندگی حرفه‌ای‌ام با افراد توانمند زیادی کار کرده‌ام، اما بابک تمایزی قابل‌توجه با سایرین داشته است.
او طی مدتی که با هم کار می‌کردیم، توانایی‌های فراوانی در کار با آرک‌جی‌آی‌اس، پایتون، و ابزارهای تجسم داده دیگر از خود نشان داد. در اولین ملاقاتمان بلافاصله تحت‌تاثیر بابک و مهارت‌های فنی‌اش قرار گرفتم. ضمن آنکه طی فعالیت مشترکمان، درک او از تحلیل داده‌ها و ابزارهای کسب‌وکار بسیار بیشتر از همتایانش رشد کرد.
اولین تجربه من از سازگاری بابک در همان روزهای نخستِ استخدامش به دست آمد. یکی از مشتری‌هایمان داده‌هایی را در اکسل ارسال کرد که نیاز به پاکسازی گسترده داشتند. آن زمان تجربه بابک با اکسل محدود بود، اما او ساعت‌های زیادی تلاش کرد تا یاد بگیرد چگونه داده‌های اکسل را با استفاده از توابع پاکسازی کند. طی یک هفته، داده‌های مشتری به‌درستی قالب‌بندی شدند تا به‌طور مؤثری تحلیل و تجسم شوند. بابک حتی تجسم داده‌ها را هم به‌شکل ماهرانه‌ای مدیریت کرد و مشتریِ ما در نهایت حرفی جز تمجید از نتیجه نداشت.
البته فقط مهارت‌های فنی او نبودند که مرا تحت‌تأثیر قرار دادند. کار با بابک به‌دلیل نگرش مثبت شگفت‌انگیز و اشتیاقش در پایبندی به مهلت‌های مقرر هم بسیار ستودنی بود. نگرش او در انجام کار و مهارت‌های تیم‌سازی نه‌فقط برای من، بلکه برای همکارانش که اغلب برای انجام کار به او تکیه می‌کردند، ضروری و ارزشمند بود.
مطمئن هستم که بابک رسولی گزینه مناسبی برای شرکت دیجیتایزلایف است. او مهارت‌ها و تجربه‌های موردنظر شما را در اختیار دارد، و بلافاصله به دارایی ارزشمندی برای شرکت‌تان تبدیل می‌شود و به رشد آن کمک میکند.
اگر به اطلاعات بیشتر یا نمونه‌های مشخصی نیاز دارید، لطفا با شماره ۰۲۱۹۹۹۸۸۸۷۷۷ یا از طریق ایمیل alireza.saatchin@amazon.web.com با من تماس بگیرید. توصیهنامه صرفا تصویری از توانایی‌ها و دستاوردهای بابک ارائه می‌دهد، بنابراین خوشحال می‌شوم در صورت نیاز درباره تجربه‌های کاری خودم با وی بیشتر توضیح بدهم.
با احترام،
علیرضا ساعتچی، مدیر منطقه‌ای آمازون وب در ایران
برای کسب اطلاعات درمورد انگیزه نامه برای اپلای مقاله زیر را مطالعه کنید:
صفرتاصد انگیزه نامه برای اپلای دانشگاه‌های خارجی + ۱۰ نکته مهم در نوشتن انگیزه نامه
جمع‌بندی
در این مقاله ابرادین به پرسش توصیه نامه چیست پاسخ دادیم. توصیه‌نامه‌ها چه برای سِمت‌های شغلی و چه تحصیلی و پژوهشی باشند، ساختار نسبتا مشابهی دارند. پنج نکته برای نوشتن حرفه‌ای‌ترِ این نامه‌ها هم با شما به اشتراک گذاشتیم. در نهایت یک قالب و یک نمونه توصیه نامه هم آوردیم تا با الهام از آن‌ها توصیهنامه خودتان را بنویسید.
اگر به چنین مقاله‌هایی درباره نوشتن نامه‌های رسمی و حرفهای علاقه دارید، می‌توانید در خبرنامه ابرادین عضو شوید تا مقاله‌های جذاب و کاربردیِ ما را در صندوق ایمیلتان دریافت کنید. برای عضویت کافی است ایمیل خود را در فیلد مربوطه پایین این صفحه بنویسید و روی دکمه ثبت‌نام کلیک کنید.
منابع:
https://www.coursera.org/articles/how-to-write-a-letter-of-recommendation-template-tips
